介護施設の業務連絡でLINEはダメなの?ビジネスチャットのススメ

仕事・運営のヒント

介護現場では日々利用者の状態も変化し、それに合わせて介助方法やサービスの増減、食事携帯など様々なものが変化していきます。
また、介護職、相談員、ケアマネージャーと様々な職種がいることに加え、常勤、早番、遅番、非常勤、パート、ボランティアなど様々な立ち場の人が別々の時間帯で働いているためどうしても情報の共有漏れがでてきてしまいます。

様々な人が同じ場所で働くための情報共有として業務日誌や朝会、申し送りなどを行うことが大切になってきますが、どうしても避けられないのが

「私それ聞いていない」

「言ったのに」「言ってないよ」

などの伝達漏れです。

特にその日休みの人、週に数回しか出勤しない人には情報がしっかりと伝わりにくいものです。

業務日誌や記録など様々な方法で徹底させることも可能ですが実行する人に相当の執念が必要です。

そこで一度導入して業務に組み込めば簡単に情報共有できるのがビジネスチャットサービスです。実際に私の施設でも導入していますが情報共有、伝達が大幅に改善しました。

LINEじゃダメなの?LINEじゃダメです。

チャットサービスの良さを他の介護関係者に話すのですが、よく返答されるのが「うちはLINEでやってるよ」というもの。

LINEでも確かに情報共有はできるのですが実は、かなりNGです。

理由を説明しますね。

個人のアプリ上に会社の情報を載せるべきではない

会社の同僚と会社の情報をやりとりするわけですから、それは業務に関する重要な情報です。

ご利用者様の身体機能の変化とそれに伴う対応変更の事。ご家族様から相談員に入った連絡事項、社内の人事異動などは個人情報や企業機密に関わる部分です。それを個人のアプリ上で行ってしまっては情報セキュリティの観点であまり良い方法ではありません。

また、退職者が出た場合も、個人のアプリ上に社内のこれまでのやりとりが記録して残ったままになります。

個人のLINE上で仕事に関するやりとりをすることは情報セキュリテイの観点からオススメできる方法ではありません。

休みの日でも既読義務が生じる

これは個人差があるかと思いますが、業務でLINEを使っていると休みの日でもやりとりがバンバン飛んできて、たとえ自分に対してのメッセージでなくても、気になってしょうがなくなります。

休みの日であれば既読しないこともできますし、既読してもスルーすれば良いことですが、そういうのなかなかできませんよね。

中には上司の一存で「休みの日でもLINEはチェックすること」なんてパワハラルールを押し付けられているところもありそうです。

そこでオススメなのがビジネスチャットです。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットはLINEのように簡単にアプリ上でメッセージ交換ができるサービスです。大きな違いはアカウントの作成や管理権限は会社で管理することができるという点です。

社内の情報は会社で管理できる

厳密には会社で支給したスマホでやりとりするのが情報セキュリティの観点でも安心ですが、実際そこまで余裕のある法人はないと思うのでチャット自体はそれぞれの職員が持つ自身のスマホで行うことになりますが、やりとりされる情報は会社で管理するアプリ上で行うので、退職時にアカウントを消したりすることもできます。

※チャットの投稿内容は会社では閲覧できないので仲良しのAさんとBさんがビジネスチャット上でやりとりをしても会社側は見ることはないのでユーザーは安心です。

休みの時はアプリを開かなければ大丈夫

これはあくまでも私の施設でのルールですが、どんなにメッセージがあっても休みはアプリを必要もなければ仮に見たとして返信する必要はないとルール化しています。

本当に急用時は電話で連絡をしているので緊急時にも問題はありません。

ですので休みの日に上司からLINEがきていて既読すると面倒だからLINEメッセージを開かない様にしようなどと気遣う必要はありません。アプリをそもそも開かないので必要がないのです。

ファイル共有機能で会議議事録、情報共有が加速する

私の現場では施設での会議を終えた後の議事録はその日にチャット上に貼り付け共有しています。参加できなかった人も即日で見ることができるので情報を受け取る速度、漏れがなくなります。

使えるビジネスチャットサービス

私の社内で検討した中で使えるチャットサービスを紹介します。

LINEWORKS

LINE WORKSはLINEが運営するビジネスチャットサービスです。LINEの使いやすさをそのままに文書共有やスケジュール管理、アカウント権限の管理などビジネスチャットで必要な様々な機能を提供しています。

主な機能・特徴

  • グループチャット機能
  • カレンダー機能
  • アンケート機能
  • 既読確認機能
  • タスク管理機能

料金プラン

料金ユーザー数容量
無料100人まで可能5GBまで
月額300円無制限100GBまで
月額500円無制限1TBまで

コメント

実際に社内で使っているサービスです。高齢の職員もいる中「LINEと使い方は同じです」と言うと導入してくれます。アカウントの発行と退職時の削除まで事業所側で行うことができるのでスマホの操作に詳しくない方でも対応できます。

具体的な使い方としてはグループチャットが最も役立ちます。

  • デイサービスなどの単体の事業所のグループ
  • 併設事業所全体のグループ
  • 熱発者や早退者がいた時の共有用のグループ
  • 管理者同士のグループ

など共有するメンバーによってグループ分けをして情報交換しています。

また、従業員100名以下であれば無料プランで充分対応できます。ただし、写真など共有するデータ量が多いと容量制限にかかる可能性があるため無料プランでは足りないかもしれません。

Chatwork

Chatworkは中小企業向けのビジネスチャットサービスとして国内1位のシェアを持つサービスです。あらゆる企業で導入されており介護・福祉現場でも導入されています。

料金プラン

料金ユーザー数容量グループチャット数
無料無制限5GBまで7グループまで
月額500円無制限10GB/1ユーザー無制限
月額800円無制限10GB/1ユーザー無制限

登録ユーザー数が無制限ということで大きな法人でトライアルで導入してみるのは良いかと思います。グループチャット機能が無料で7グループまでなので使ってみて良かったらすぐに有料プランに移行する必要があるかと思います。

Talknote

Talknoteは飲食店などで多く導入されており使い方は同じように簡単です。

まとめ

なかなか現場職員からビジネスチャットの導入を提案するのは難しいですが、もし、興味があったらこの記事を施設長なり事務長に見てもらって検討してみてください。

そしてどのサービスを導入するかお悩みの方は正直LINEWORKSです。
LINEを知らない人はいませんし、使い方も簡単なため導入が最もしやすいです。

施設長、事務長クラスなら本当に働きやすさに直結するのですぐ導入の検討をオススメします。

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