介護施設の業務連絡でLINEはダメなの?ビジネスチャットのススメ

仕事・運営のヒント

介護現場にいると日々利用者の状態や介助方法なども変わってきます。
そういった時に業務日誌や申し送りなどを行うことも大切になってきますが、どうしても避けられないのが

  1. 言った言わない
  2. 私、それ聞いてない

などの伝達漏れ。特にその日休みの人、週に数回しか出勤しない人には情報がしっかりと伝わりにくくもあります。

業務日誌や記録など様々な方法でコミュニケーションはできますが、私がやってよかったと思うのがチャットサービスの導入です。

LINEじゃダメなの?LINEじゃダメです。

チャットサービスの良さを他の介護関係者に話すのですがよく返答されるのが「うちはLINEでやってるよ」というもの。

LINEでも確かに情報共有はできるのですがかなりNGです。

個人のアプリ上で会社の情報は載せるべきではない

会社の同僚と会社の情報をやりとりするわけですから、一般企業で言えば本来は社内メールなどでやりとりする情報を扱うわけです。

それを個人のアプリ上で行ってしまっては情報セキュリティの観点であまり良い方法ではありません。

また、退職者が出た場合も、個人のアプリ上に社内のこれまでのやりとりが記録して残ったままになります。

いずれにしても個人のLINE上で仕事のやりとりをすることは情報セキュリテイの観点からオススメできる方法ではありません。

休みの日でも既読義務が生じる

これは個人差があるかと思いますが、業務でLINEを使っていると休みの日でもやりとりがバンバン飛んできて、たとえ自分に対してのメッセージでなくても、きになってしょうがなくなります。

休みの日であれば既読しないこともできますし、既読してもスルーすれば良いことですが、そういうのなかなかできませんよね。

そこでオススメなのがビジネスチャットサービスです。

ビジネスチャットサービスとは

ビジネスチャットサービスはLINEのように簡単にアプリ上でメッセージ交換ができるサービスですが、アカウントの作成や管理権限は会社で管理することができるサービスです。

社内の情報を会社で管理するアプリ上で管理できる

厳密には会社で支給したスマホでやりとりするのが情報セキュリティの観点でも安心ですが、実際そこまで余裕のある法人はないと思うのでチャット自体はそれぞれの職員が持つ自身のスマホで行うことになりますが、やりとりされる情報は会社で管理するアプリ上で行うので、退職時にアカウントを消したりすることもできます。

休みの時もアプリを開かなければ大丈夫

これはあくまでも私の施設でのルールですが、どんなにメッセージがあっても休みはアプリを必要もなければ仮に見たとして返信する必要はないと共有しています。

本当に急用時は電話で連絡をしているので緊急時にも問題はありません。

ですので休みの日に上司からLINEがきていて既読をしないようにメッセージを開かない様にしようなどと気遣うアプリをそもそも開かないので必要がないのです。

ファイル共有機能で会議議事録、情報共有が加速する

私の現場では施設での会議を終えた後の議事録はその日にチャット上に貼り付け共有しています。参加できなかった人も即日で見ることができるので情報を受け取る速度、漏れがなくなります。

使えるビジネスチャットサービス

私の社内で検討した中で使えるチャットサービスを紹介します。

LINEWORKS

実際に社内で使っているサービスです。高齢の職員もいる中「LINEと使い方は同じです」と言うと導入してくれます。

ChatWork

日本で一番使われているビジネスチャットサービスです。

Talknote

これも多く使われていますね。

まとめ

なかなか現場職員からビジネスチャットの導入を提案するのは難しいですが、もし、興味があったらこの記事を施設長なり事務長に見てもらって検討してみてください。

施設長、事務長クラスなら本当に働きやすさに直結するのですぐ導入の検討をオススメします。

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