デイサービスの運営で最も頭を悩ますのが管理者や相談員など中心人物の退職時の体制構築です。
具体的には後任の育成と退職までの引継ぎ期間の短さが悩みの原因になることが多いわけですが、今回は退職時の注意点で押さえておきたいポイントと対策について紹介します。
退職には引継ぎ期間と有休消化で最低でも2か月ほど必要
退職希望者がどれだけ勤務していたかにもよりますが、中心人物になるくらいですから3年以上は勤務しているケースがほとんどかと思います。一般的に3年以上働くと有休消化期間が20日ほど残ります。退職時に有休が残っていると「公休＋有休」を最後に付与する必要があります。また、企業にもよりますが、その消化期間に新たな有休の権利期間をまたぐ場合、更に追加で1年分の有休が付与されます。
有休消化期間に入る前に引継ぎを済ませるためには引き継ぎ期間にもよりますが平均的に1か月必要として合計2か月（引継ぎ期間＋有休消化期間）が必要になります。
ちなみに、上記は後任が既にいるケースの話です。後任者がいない場合は、これに採用期間も加わってきます。
生活相談員などを1人でずっと担ってきたケースの場合は後任も新たに採用しなくてはいけないため3か月～6か月位かかることもあります。
一方、会社側は雇用契約書などで退職通知を3か月～6か月前に通達するようお願いすることはできても命令をする権利はありません。労働基準法では退職は企業へ2週間前の通知で可能としているからです。
これをカバーするには解決するには以下の方法があります。
中心人物の退職時に営業にマイナスを与えないための対策
1職種2名以上体制
中心人物にはその人にしかできない仕事があるはずです。事務手続きなのか、現場の指導的立場、外部との関係性などできる人は何をやらせてもできる傾向にあるため経営者としてはその人物に任せきり状態になってしまいます。
任せきり状態になるといざ辞めますと言われた時に経営者も残された職員も何をして良いかわからなくなります。
そうならないためには1職種2名体制でお互いで業務を共有し、属人化をしないよう体制を構築しておくことです。
ちなみに大手はデイサービスであっても30名規模以上を手掛けるケースが多いため生活相談員も含め2名、3名体制を構築している事業所がほとんどです。また、デイサービスも市内や隣接する他市で経営しているケースがほとんどのため、欠員が出たら異動で対応することができます。
また、「私以外の代わりがいる」という状況が安心感につながり結果として長くその企業で働くことにもつながっています。
業務の標準化
次に業務の標準化です。
日頃取り組んでいる業務を文書化し、ある程度のスキルがあれば誰が見てもわかり実践できるようにすることが業務の標準化です。これは人に業務がつくのではなく、業務に人がつくやり方です。
この標準化を介護現場から生活相談員業務、社内の数値報告など様々な業務に対して展開していきます。
また、業務の通りに実行することを求め、改善があれば業務ルールを見直し、見直し後はその業務に関わる全員にその通りにやることを求めるやり方です。
この標準化を実現できれば人が抜けても穴埋めは比較的簡単に行うことができ、お客様への影響も最小に抑えることができます。
ただ、どれだけ標準化しても「あの人にお世話してもらうのが良かった」「対応が良くいつも笑顔のあの相談員だから信頼してお願いしていた」というような人としての魅力は属人化が難しいということは加えさせていただきます。
まとめ
大手の場合複数事業所で数十事業所デイサービスを展開していたりするため標準化という意味では高いレベルでできていると思います。
小さな事業所で上記を実行するのはなかなか大変ではありますが、それらをしないと退職時の穴埋め問題はいつまで経っても解決せず経営者であるあなたが常に苦労をすることになります。
少しづつでも良いのでは進めていきましょう。
